Il menu "Modelli di documento"

Si accede alla modifica dei modelli di documento dal menu Modelli di documento.

I modelli di documento sono una delle funzioni più importanti di Nodisorder.

Essi consentono di strutturare le comunicazioni tipiche che vengono inviate da un Team di Lavoro in modo che i suoi membri siano più veloci e coerenti quando devono fare comunicazioni ripetitive.

(videata principale dei modelli di documento)

Per modificare un modello di documento basta cliccare sul suo nome.

Per aggiungere un modello bisogna cliccare il pulsante +.

Per ricercare i modelli di documento usare l’apposito box di ricerca, la ricerca viene fatta in tutto il testo dei modelli di documento.

(modifica di un modello di documento)

Nodisorder può esser visto come un segretario che aiuta a svolgere più velocemente attività ripetitive.

I modelli di documento si attivano cliccando gli indirizzi telematici dei contatti in base al tipo di indirizzo telematico cliccato.

Nodisorder tiene conto di tutte le volte che il modello di documento è stato utilizzato, vedi pulsante in altro a destra (Fig. 43), ed è possibile cliccando questo pulsante di ricercare immediatamente le comunicazioni basate su quel modello.

Questo consente di fare ricerche veloci e di capire lo stato di alcune operazioni (azioni commerciali, solleciti…)

 

Impostazioni dei modelli di documento

Il nome comunicazione è il nome che viene visualizzato nelle varie videate, è un campo obbligatorio.

Il tipo di documento è importante perché in base all’indirizzo telematico cliccato, verrano mostrati solo gli indirizzi corrispondenti.

Il modello di documento può essere composto con tutti i campi dei contatti.

Ad esempio, se si inserisce il campo di fusione “<<Nome>>”, al momento in cui si utilizzerà un modello legato ad un contatto Nodisorder inserirà il nome del contatto al suo posto.

Per velocizzare l’inserimento dei campi di fusione, tutti i campi di fusione disponibili sono elencati in basso, basta ricercare quello desiderato e cliccare sopra, il campo di fusione sarà inserito all’interno del testo (utilizzando Nodisorder attraverso Web Direct, bisognerà inserire manualmente il campo di fusione nel posto desiderato).

(modifica impostazioni di un modello di documento)

Per sveltire l’utilizzo dei modelli sono presenti alcune impostazioni.

• Disabilità campo vuoto consente di disabilitare l’avviso che viene mostrato all’utente quando non è presente un campo di fusione (ad esempio manca il titolo, fare riferimento al paragrafo sulle comunicazioni Fig. 27);
• Specifica come comunicazione da serve per specificare che la comunicazione è in entrata e non in uscita;
• Porta l’utente a edita, inserimento dati testo personalizzato 1 e 2 porta l’utente direttamente al campo in cui si può modificare questi campi, mentre il comportamento standard è di far vedere direttamente il risultato;
• Apri direttamente il messaggio nell’applicazione sms dell’iPhone o email del computer, consente di aprire il messaggio direttamente dentro il programma di posta o di invio SMS del dispositivo su cui è in funzione Nodisorder. Nel caso dell’iPhone Nodisorder aprirà un SMS con l’indirizzo telefonico del contatto vuoto, il testo del messaggio è dentro gli appunti, bisognerà quindi incollarlo con un semplice copia e incolla (attualmente è un limite tecnico di iOS).
• Scrivi data e ora di generazione della comunicazione, scrive la data e ora di quando la comunicazione viene generata.
• Esiti possibili, sono i risultati possibili che può produrre la comunicazione.

Ad un modello di documento può essere allegato un file, che si può selezionare tra gli allegati documentali disponibili.

(allegati a un modello di documento)

Attualmente la piattaforma FileMaker non consente di inviare via e-mail più di un allegato, almeno di non usare estensioni di terze parti.