Il menu "Allegati"

Nodisorder è anche un document management system che può archiviare gli allegati documentali dei contatti.

(Videata principale degli allegati documentali)

Si accede alla videata degli allegati documentali utilizzando il pulsante allegati  le cui funzionalità variano in base al contesto da cui viene utilizzato:

• dalla scheda contatto seleziona tutti gli allegati del contatto e ogni ricerca sarà vincolata ai suoi allegati;
• dalla scheda delle attività seleziona tutti gli allegati dell’attività e la ricerca sarà vincolata agli allegati relativi;
• dal menu principale seleziona tutti gli allegati  che saranno ricercabili trasversalmente a tutti i contatti e a tutte le attività.

Per aprire un allegato basta cliccare sulla sua icona, per entrare nella videata di dettaglio si deve cliccare sul suo nome.

(La scheda dell’allegato)

Nella videata di dettaglio troviamo le principali informazioni che riguardano l’allegato.

A quale contatto è collegato, se è riferito ad una particolare attività, a un autore e quando è stato usato che siano eventi, comunicazioni, listino prodotti…

Ogni parola che viene inserita nei campi disponibili è ricercabile.

Nella videata Info1 si possono vedere ulteriori dettagli relativi all’allegato, da dove è stato inserito e come è stato archiviato. Il pulsante per eliminare eventualmente l’allegato è in questa videata.

(La scheda dell’allegato, info1)

Descrizione delle opzioni di questa videata:

• Il checkbox Prodotto viene utilizzato da Nodisorder Business per identificare allegati che siano specifici alla gestione dei prodotti.
• Utilizza come icona contatto serve per far comparire una foto a fianco al contatto.
• Impedisci modifiche al file imposta all’interno del sistema operativo la protezione del file, è una funzionalità particolarmente utile quando gli allegati documentali sono modificabili (documenti di testo fogli di calcolo).
  !!! Attenzione questa è una delle pochissime funzionalità che non è multipiattaforma: se l’opzione viene selezionata su un sistema operativo Windows il file è protetto su un sistema operativo Windows ma non su un sistema operativo Mac e viceversa (quindi se un utente windows protegge un documento lo stesso documento non risulterà protetto se visualizzato da un sistema Mac).

(File di sola lettura in ambiente Windows)

(File di sola lettura in ambiente Mac)

• Duplica consente di duplicare il file presente nella cartella, l’utente verrà portato alla videata per importare gli allegati documentali in Nodisorder.
• Rinomina rinomina il file, attenzione il file viene rinominato nel sistema operativo, l’operazione non è annullabile.
• Apri Url apre l’eventuale url di provenienza del file quando il file è stato scaricato direttamente da Internet
• Esporta allegato in una cartella consente di esportare l’allegato in una cartella selezionata dall’utente (Funzionalità non disponibile su iPad, iPhone, WebDirect).
• Esporta gli allegati selezionati in una cartella esporta gli allegati selezionati in una cartella (ovviamente la cartella può anche essere creata al momento) questo consente di esportare con un click un insieme di allegati. Immaginiamo, per fare degli esempi, i documenti di un progetto, le fatture per il commercialista, le foto di un evento…
• Informazioni di relazione evidenzia il percorso in cui sono effettivamente salvati i file nel sistema operativo.

Gestione dei file incorporati e loro utilizzo

Il pulsante Gest. File Incorporato consente di interagire con il file eventualmente presente nel Database, quindi è attivo solo se un file è presente nel Database. Quando è attivo cliccandolo si può cancellare il file presente nel Database (Il file può essere incorporato nuovamente cliccando il pulsante Incorpora), Funzionalità non disponibile su iPad, iPhone, Web Direct.

Il pulsante Incorpora serve per incorporare nel Database un file che è salvato sul disco del sistema operativo.

Il pulsante incorpora può essere azionato da un membro del team che sia in ufficio per rendere disponibile il file a chi è fuori oppure si possono pianificare delle procedure automatiche per azionare questo comando in base a logiche di business specifiche.